A jó, a rossz, a csúf és a SharePoint

A rossz együttműködéssel sajnos könnyebben lehet találkozni mint a jóval. Részletesebben az alábbi hivatkozás alatt feszegettük a problémakört. Összefoglalva elmondható a rossz együttműködésről, hogy rendkívül fárasztó és időigényes tevékenység. Természetesen a jó együttműködés is lehet szintén időigényes, de alapvető különbség a két folyamat között, maga az együttműködési folyamat és a két fajta együttműködés eltérő végeredménye.

Amitől jó lehet az együttműködés: A kollégák számára könnyen és jól hozzáférhető minden a feladatok elvégzéséhez szükséges információ. A végrehajtandó tevékenységek pontosan, egyértelműen, személyre szabottan ki vannak osztva, minden feladathoz kötődő információ le van írva, a résztvevők tudják, hogy mik a feladataik, milyen határidővel kell azokat végrehajtaniuk, hol és hogyan kell az információkat és az eredményeket rögzíteniük. Kiknek kell az eredményeket átadniuk, a feladatokhoz milyen kiosztott kötelezettségek társulnak. Minden közös tevékenységhez kapcsolódó információ azonnal legyen frissítve, legyen naprakész. A dokumentumok és a feladatok tárolása centralizálva, minden munkatárs számára elérhető közös helyen történjen. A kiosztott feladatok rendszeresen ellenőrizhetők legyenek, könnyű legyen új feladatokat kiosztani. A papír alapú jegyzetek elvesznek, elkallódnak az információkat elektronikusan kell tárolni!

Amitől rossz és csúf lehet az együttműködés: Nem vagy nehezen elérhetőek a kollégák, nincs vagy hiányos az információ áramlás, elvesznek feladatok, elfelejtősnek, feledésbe merülnek információk, nincs felelőse a feladatoknak, nem hatékony a feladatok megosztása, csúsznak az határidők, az új kollégáknak körülményes a rendszerhez való csatlakozása, decentralizáltak az információk. Nincs egységes vállalati kommunikáció, félreértések adódhatnak a több csatornánk zajló ügyfelekkel történő kommunikációból. A rossz együttműködés egységnyi hatékonyságra viszonyítva, alapvetően több időbe és pénzbe kerül mint a jó együttműködés. Mindezek mellett a problémás együttműködés stresszet, frusztrációt és szorongást is okoz. A túl sok stressz bizonyítottan egészségkárosító hatású…

A SharePoint: Vállalkozásokhoz, tevékenységekhez igazítható, testre szabható. A Webes felülettel rendelkezik: internetkapcsolattal bármikor, bárhonnan elérhető, könnyen hozzáférhető. Nincs egyszeri beruházási költség, könnyen megtanulható, könnyen bővíthető, rendszeres biztonsági mentés készül az adatokról, platformfüggetlen. A SharePoint egyaránt használható Pc vagy Apple alapú számítógépekről, mobil eszközökről. Egyszerre dolgozhat benne több munkatársunk, határidőket, folyamatokat, nagyméretű dokumentumokat, listákat, hirdetményeket tehetnek közzé egymás részére. Belső céges tudástárat, gyakori kérdéseket, segítség oldalakat kezelhetnek SharePointtal. Minden adott felületen elvégzett módosításról e-mail értesítést kérhetnek. A kiosztott feladatokhoz felelős és határidő rendelhető.

Egy örök igazságot viszont jó nem elfelejteni:

“Minden rendszer csak annyit ér, amennyit használnak belőle.”

Posted in Egyéb.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük